Die „Rationelle Stenografie“ ist in drei Lernstufen eingeteilt, nämlich in die Grundschrift, die Aufbauschrift I und die Aufbauschrift II. Der Lernende kann selbst entscheiden, bis zu welchem Level er sich die Stiefografie aneignen will - je nachdem, wieviel schneller er schreiben will als mit der gewöhnlichen Handschrift.
Grundschrift
Die Grundschrift, die als Notizschrift konzipiert ist und eine Verdopplung bis Verdreifachung der Schreibgeschwindigkeit ermöglicht, hat keine Kürzel, das heißt keine eigene kurze Zeichen für die häufigsten Silben und Wörter. Kürzel sind aufgrund der durchweg sehr kleinen und kurzen Mitlaut- und Mitlautfolgezeichen, die höchstens eine Stufe einnehmen, auch nicht erforderlich. Sie sind bei der Verwendung als Notizschrift wegen der sowieso schon sehr kurzen Wortbilder auch überflüssig und wären auf diesem Niveau nur unnötiger zusätzlicher Lernstoff. Es sind somit in der Grundschrift nur 25 Zeichen zu lernen.Helmut Stief selbst schrieb mit dieser kürzellosen Grundschrift 180 Silben pro Minute. Weitere Kennzeichen der Grundschrift siehe "Mitlautdarstellung" und "Selbstlautdarstellung.
Aufbauschrift I
Die Aufbauschrift I ermöglicht eine vierfache Schreibgeschwindigkeit im Vergleich zur herkömmlichen Langschrift, also bis etwa 160 Silben pro Minute. Es werden 54 Kürzel für etwa 70 häufig vorkommende Wörter und Silben (zum Beispiel Artikel, Pronomen, Präfixe, Suffixe) verwendet. Dabei weisen etliche Kürzel die gleiche Form für phonetisch gleich oder ähnlich klingende Wörter unabhängig von der Wortart oder Sinnbedeutung auf (zum Beispiel da/dar, man/Mann/mahn, für/führ, war/wahr/Ware). Die gleiche Kürzelform wird einige Male auch für verschiedene Konjugationen des gleichen Wortes verwendet (zum Beispiel hab/hast/hat, wird/wirst).
Den Charakter der Aufbauschrift bestimmen die Grund-, Hoch- und Tiefstellung unter Berücksichtigung der Selbstlautsymbole. Beispielsweise wird das stiefografische n (gleiches Zeichen wie das k in der Deutschen Einheitskurzschrift) in der Grundstellung für „den“, in der Tiefstellung für „nicht“ und in der Hochstellung für „man“, „Mann“ und „mahn“verwendet.
Entbehrliche Silben und Laute wie beispielsweise „en“ bei Verben sowie weitere Flexionsendungen, unter anderem auch bei Substantiven und Adjektiven, werden weggelassen.
Eine Besonderheit im Vergleich mit anderen Kurzschriftsystemen sind die dreistufigen Kürzel, die sich jeder Anwender speziell für seinen eigenen Bedarf und Fachwortschatz bilden kann. So kann zum Beispiel das dreistufige m bei einer Behörde „Minister“, bei einer Möbelfabrik „Möbel“, im juristischen Bereich „Mandant“ oder in der Theologie „Matthäusevangelium“ bedeuten. Durch Hinzufügung der buchstäblichen Selbstlautzeichen am Kopf oder Fuß des dreistufigen Mitlautzeichens kann eine große Anzahl weiterer Wortbedeutungen abgedeckt werden.
Aufbauschrift II
Für sehr hohe Schreibgeschwindigkeiten über 160 Silben pro Minute hinaus ist die Aufbauschrift II (frühere Bezeichnung war "Blitzschrift") ausgearbeitet. Sie stellt weitere 120 wahlfreie Kürzel sowie weitere Kürzungsregeln zur individuellen Anwendung und Steigerung der Schreibgeschwindigkeit zur Verfügung. Der Lernende kann sich die Kurzzeichen für Silben und Wörter auswählen, die er unter Berücksichtigung von graphischen Überlegungen und im Hinblick auf Silben- bzw. Worthäufigkeit für sinnvoll hält.